社内文書の周知で担当者の時間を奪うのは、配る作業ではありません。返ってこない人を追いかける作業です。
手作業だと、どうしても名簿と突き合わせになる
送った一覧と返ってきた一覧を並べて、差分を取り、個別に催促する。人数が増えるほど時間がかかり、月に何度も繰り返す文書では負担が積み上がります。しかも突き合わせの途中で異動や入退社があると、名簿そのものがずれます。
対象を「人」ではなく「部署・役職」で決める
配るときに一人ずつ選んでいると、名簿の更新が漏れたときに対象からも漏れます。部署や役職で指定しておけば、異動した人は次の周知から自動的に新しい部署の対象に入ります。
催促は仕組みに任せる
期限を決めておいて、未確認の人にだけ自動で通知が届く形にしておくと、担当者がやることは期限前に残りを確かめるだけになります。誰が残っているかが一覧で出ることが、そのまま進捗管理になります。