こんな場面で使われています

就業規則の周知、マニュアルの配布、監査で証跡を求められたとき。文書回覧と回覧記録が要る場面をまとめました。

就業規則の周知

就業規則は、従業員に周知してはじめて効力を持つとされています。掲示や配布をしていても、「読んだ」ことを後から示せなければ、周知したと言い切れません。

Seald Notice では、全社または部署へ配り、一人ずつの確認署名を集めます。改訂したときは新しい版として配り直し、どの版に誰が署名したかが版ごとに残ります。

社内規程・マニュアルの配布

安全衛生、情報セキュリティ、経費精算。規程やマニュアルは配って終わりではなく、読まれたかどうかが問われます。未確認の方が一覧でき、督促もできるので、「送ったつもり」で止まりません。

お知らせ・通達の周知

勤務体制の変更、制度の改定、休業のお知らせ。期限を決めて配り、期限を過ぎた未確認は「期限切れ」として残ります。いつまでに誰へ伝えたかが記録になります。

監査・審査で証跡を求められたとき

内部監査や外部の審査で、「規程を周知した証拠」「教育を実施した記録」を求められることがあります。Seald Notice は、誰に配って、誰がいつ確認したかを回覧記録として持っています。CSV や署名証明書の形で出せます。

社外の委託先への共有

業務委託先や協力会社に、規程の一部だけを読んでいただきたいことがあります。外注ゲストとして期限付きのアカウントを発行し、その文書だけを共有して署名いただけます。社内の利用者やデータとは分けて扱われます。

こういう使い方には向きません

• 文書を作ること。作成済みのファイルを配るためのものです
• 契約書の押印・電子契約。相手方と取り交わす契約のためのものではありません
• ファイルの共有そのもの。読んで署名した記録を残すことに重きを置いています

向き不向きは先にお伝えします。合わないまま導入されるほうが、お互いに困ります。