社内文書の周知でつまずくのは、たいてい「配る」ところではありません。配ったあと、読んだかどうかが分からないところです。
配ったことと、読まれたことは別
掲示板に貼る、メールで送る、共有フォルダに置く。どれも配る手段としては成り立ちます。けれども後から「全員が読んだか」と聞かれると、答えられる材料がありません。メールの開封通知は本人が読んだ証拠になりませんし、共有フォルダのアクセス履歴は残っていないことのほうが多いはずです。
一人ずつの意思表示を取る
確実なのは、受け取った本人に「読みました」と意思表示をしてもらうことです。紙であれば回覧板の押印、電子であれば確認署名がこれに当たります。誰が・いつ・どの版に対して署名したかが揃って、はじめて記録になります。
版を分けて数える
見落としやすいのが版です。規程を改訂したのに、署名の記録が「規程を読んだ」という一つの塊になっていると、どの内容に同意したのかが分かりません。改訂のたびに新しい版として扱い、前の版への署名はそのまま残す。この形にしておくと、後からさかのぼって説明できます。
Seald Notice はこの3つ——本人の署名・日時・版——をまとめて残すためのシステムです。