マネジメントシステムの審査では、規程や手順書を作ったかどうかだけでなく、それが関係者に伝わっているかを見られます。文書があるのに周知の跡がない、というのはよくある指摘です。
聞かれ方はだいたい決まっている
「この手順書は誰に配りましたか」「全員が内容を把握していますか」「改訂したことはどう伝えましたか」。聞かれ方は違っても、確かめられているのは同じことです。対象者の範囲・伝えた事実・本人が受け取った事実の3点です。
その場で出せるかどうか
探せば出てくる、では審査の場で通りません。配布メールのログを掘り、押印簿を探し、担当者の記憶で補う——この進め方は、時間がかかるうえに抜けが見つかります。文書ごとに署名の一覧がすぐ出る状態にしておくと、審査の受け答えがそのまま証跡の提示になります。
改訂の履歴とつないでおく
審査で重く見られるのは、改訂したあとの周知です。前の版のまま仕事をしている人がいないか、という観点です。版ごとに署名を分けて持っていれば、「改訂版には何名中何名が署名済み、残りは期限内」と数字で答えられます。