内部統制の文書管理は、規程を作った時点ではまだ半分です。決めた手順が回り続けるかが本題になります。
置き場所が分かれると、証拠も分かれる
就業規則は総務の共有フォルダ、安全衛生の資料は現場のファイルサーバ、取引先向けの手順書はメールの添付。置き場所が分かれると、周知した証拠も同じだけ分かれます。点検のたびに集めて回ることになり、そのうち集めきれなくなります。
期限と担当が決まっていないと、止まる
配って終わりにしないためには、いつまでに確認してもらうかと、未確認の人を誰が追うかを決めておく必要があります。人が追いかける前提にしていると、担当者が替わった時点で止まります。期限と催促は仕組みの側に持たせるほうが続きます。
社外に渡した資料が残り続ける
委託先へ渡した資料が共有フォルダに置きっぱなし、というのも定番です。期限が来ても消し忘れ、誰が見られる状態なのか把握できなくなります。渡すときに期限を決めて、過ぎたら開けなくなる形にしておくと、消し忘れが起きません。